Cómo organizar mi tiempo. Mis 4 pilares para conseguir mejores resultados trabajando menos.

¿Cómo organizar y administrar mi tiempo para poder dedicarlo a mi proyecto paralelo?

Una pregunta que he recibido muchas veces y que tenía ganas de crear una guía.

Por eso mismo, hoy te voy a contar todos los secretos del sistema que utilizo para la gestión del tiempo y ser más productivo.

Desde pequeño, he sido una persona multipotencial o de “culo inquieto”, como me llamaban algunos.

Si estoy con un único proyecto o actividad al mismo tiempo, me aburro. Necesito más.

Para mí era normal jugar al tenis, padel, fútbol, baloncesto y hacer natación a la vez.

O estudiar la carrera, mientras daba clases particulares, escribía un blog, salía con mis amigos y jugaba semiprofesionalmente al baloncesto.

Sin embargo, parece que no.

¿Qué hacía entonces? ¿Por qué podía hacer tantas cosas a la vez?

Evidentemente, mi día también tiene 24 horas 🙂

La clave está en el sistema de gestión del tiempo que utilices y me ha llevado años adaptarlo.

Este artículo es fruto de toda mi experiencia en busca de la mejora continua, cómo organizarse mejor y producir más.

Es un sistema que cuenta con piezas de investigaciones, experiencias propias y consejos de todas las personas a las que he leído o me he encontrado en el camino.

Organizarse mejor… ¿Realmente es necesario?

Muchas personas creen que se organizan bien, cuando su vida es completamente un caos.

“No Jesús, yo es que me organizo a mi forma”.

Todo eso está muy bien siempre y cuando no pierdas tiempo y dinero en:

• Tardar 30 minutos en encontrar un archivo que no te acuerdas donde lo pusiste.
• Perder una hora en hacer una tarea que no es importante ni prioritaria con tal de no ponerte con lo que realmente tienes que hacer.
• Contestar a los emails cada vez que te lleguen, desconcentrarte y tardar 2 horas más en hacer la tarea que tenías planificada.

Aunque ya escribí artículos sobre la procrastinación o cómo concentrarse mejor, quiero que veas este vídeo.

¿Curioso verdad?

Poner prioridad a las cosas importantes hace que puedas dedicarle tiempo a todo lo demás. Hace que:

• Termines tus tareas con menos estrés.
• Tengas claridad en qué hacer y obtener mayores resultados.
• Tener más tiempo libre y poder tomarte una buena cerveza tras haber cumplido con tu trabajo.

Y todo esto desgranado es lo que te voy a contar hoy.

No solo te voy a dar 3 herramientas que te pueden ayudar, sino que voy a contarte el sistema completo:

Los 4 pilares que definen mi sistema de gestión del tiempo: visión, planificación, hábitos y ejecución.

Primer tip para organizar el tiempo. Visión

Lo repetiré muchas veces en este blog.

Nunca podrás empezar un puzzle si no conoces la imagen final.

Por tanto, lo primero de todos es parar y reflexionar.

Puedes ayudarte de este artículo que escribí sobre cómo establecer tus metas anuales, pero yo te recomiendo 3 cosas.

1. Define tu vida ideal. ¿Cómo te gustaría vivir a 5 años vistas? ¿Qué debes conseguir en tu próximo año para acercarte un poquito más a esa vida? Échale un ojo a mis revisiones anuales.
2. Divide el año en 3 partes y establece tus objetivos para cada una de ellas. Aquí puedes ver un ejemplo del seguimiento de mis cuatrimestres 🙂
3. Piensa en tu única prioridad a 15 días vista. Después de leer el libro The one thing, es algo que me ha ayudado muchísimo. Un mini proyecto cada 15 días. Foco y resultados.

A partir de ahí podrás establecer prioridades y tareas que tienes que hacer. Trasladándolo a cada día ya tienes tu objetivo diario que debes cumplir sí o sí.

Tiene sentido, ¿no?

Planificación mínima viable o por qué utilizo dos cerebros en vez de uno

Este segundo pilar es del que más orgulloso estoy.

Atento.

He creado un segundo cerebro que funciona por y para mí. Por supuesto, gracias a leer a cracks como Nat Eliason, David Allen y Tiago Forte.

El objetivo de este pilar es claridad, ya que uno de los principales obstáculos de organizar tu día a día es no saber qué tienes que hacer primero.

Gracias a my second brain y a Tiago Forte:

• Sé qué debo hacer cada día.
• Tengo a un único click cualquier documento, tarea o recurso disponible.
• Capturo todas las ideas que rondan mi cabeza y las guardo en su sitio.

Al principio, este sistema puede parecer complejo, pero te aseguro que ves sus frutos muy rápidamente.

Tras muchos intentos, he optado por un sistema GTD (Getting Things Done) “minimalista” y adaptado a mí.

Paso 1. Capturar y almacenar

Uno de los errores de la mayoría de personas es utilizar su cabeza como recordatorio para todo.

Esto tiene dos inconvenientes:

• Se te olvidan cosas.
• No dejas la mente libre para concentrarte en hacer otras cosas.

Evitar el bucle de “Tengo que hacer esto, no se me puede olvidar…” es clave para que todo el sistema funcione.

Por ello, cuando navego por Slack o el Email, cada vez que veo algo que deba hacerse lo convierto fácilmente en una tarea de google.

En este ejemplo, necesito realizarle una factura por ingresos de afiliado a Raiola. Creo la tarea para planificarla más tarde.

Esto me permite colocar todo en un mismo lugar.

Para ello, sigo los principios de GTD de David Allen.

1. ¿Tomará menos de 2 minutos hacerlo? Hazlo.
2. ¿Es algo que quiero leer detenidamente? Guardar en Pocket.
3. ¿Es un recurso o referencia? Enviar a Evernote (nota) o Google Drive (archivo).
4. Si tardas más de 2 minutos y es una tarea, enviar a Google Tasks.
5. Si no es ninguna de las anteriores, eliminarlo o archivarlo.

Los sitios de donde recojo estas tareas suelen ser:

• Día a día físico
• Mi email
• Slack
• Calendario
• Mi libreta física

Desde que empecé este método, mi organización del día a día ha cambiado por completo. Ya sé que una vez termine de revisar estas “bandejas de entrada”, tendré todo lo que quiero donde quiero.

Nada de ideas en la cabeza.

Nada de pérdida de tiempo en cosas que no aportan valor.

Nada de mezclar información útil y basura.

Y esto es solo el principio.

Paso 2. Procesar la información y revisar

Al final de cada día, reviso Google Tasks durante un máximo de 5 minutos.

Únicamente hago una cosa.

Establecer prioridades.

Al lado de cada tarea escribo una letra:

• A – Urgente e importante a nivel diario.
• B – No urgente a nivel diario, pero sí dentro de mis objetivos del mes.
• C – Es algo que hay que hacer durante el año, pero no corre prisa. 

De forma que queda así:

Una vez que la tarea está etiquetada, la guardo en el Proyecto o Área que corresponda en Asana (mi gestor de tareas) con una única condición: poner fecha límite y etiquetar la prioridad.

¿A qué me refiero con proyecto o área?

Te hablo del método PARA, que copié de Tiago Forte. Básicamente tienes toda la información guardada en 4 bloques (Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos).

Lo potente de este método es que diferencias estos bloques en la accionabilidad de las entradas. Es decir, cuanto más activa sea esa tarea o referencia, más a la izquierda lo encontrarás (Proyectos), y cuanto menos, más a la derecha (Archivos).

Te explico cada uno de ellos:

• Proyectos: Una serie de tareas relacionadas con un objetivo y una fecha límite. Por ejemplo, el rediseño de una página web o lanzamiento de un producto.
• Áreas: Temática de actividades que requiere cierta actualización y mantenimiento. Por ejemplo, el área de finanzas o productos.
• Recursos: Temática de interés que no requieren acción. Por ejemplo: Libros recomendados, recetas de cocina…
• Archivos: Todos los elementos inactivos del resto de categorías.

Además, es el sistema que utilizarás en todas tus herramientas (lo que más me gusta).

La idea es que dentro de cada bloque, se encuentren exactamente las mismas carpetas en cada aplicación, de forma que sepas siempre dónde está cada cosa.

Volviendo a Asana, una vez termines de procesar y revisar Google Task, deberías tener una lista ordenada y priorizada de tareas que tienes que hacer (divididas por proyectos y áreas).

Paso 3. Planificar

Por último, cada lunes dedico como máximo 30 minutos a planificar la semana.

Durante un par de años he probado muchas cosas como:

• Tener folios con listas de tareas.
• Realizar el seguimiento en Asana (apartado de Mis Tareas).
• Asignar tiempo a cada tarea y ponerla en una hora concreto del calendario.

Sin embargo, siempre he tenido muchas pegas, hasta que encontré Trello.

Sin duda, es lo que mejor me ha funcionado hasta ahora.

Aunque Trello sea un gestor de tareas (muy parecido a Asana), yo lo utilizo a mi forma.

La idea es la siguiente.

Creo un tablero muy simple donde coloco los días de la semana en cada columna, añadiendo una al final de «hecho».

Entonces, teniendo en cuenta mi disponibilidad en Google Calendar y las tareas prioritarias de Asana, coloco una acción con lo que debo hacer cada día, con su letra de prioridad.

Únicamente sigo la regla de:

• Cada día debo terminar las tareas A.
• Si termino antes de tiempo, me pongo con las tareas B o C.

Cada vez que termine una tarea, la muevo a hecho.

Fácil, ¿verdad?

En la foto, puedes ver también etiquetas, pero eso te lo explico más adelante.

En definitiva, este bloque de planificación mínima viable es la base del sistema. Si funciona, el flujo de trabajo rueda solo.

Creo que la clave es utilizar el entorno digital para que colabore contigo y no que te dé más trabajo. En la mayoría de los casos es mejor simplificar y llevarlo al día que crear un sistema muy complejo y que no seas capaz de mantener.

Cómo ejecutar, obtener grandes resultados y ser más productivo

Hasta aquí, solo ha sido preparar el terreno. Ahora es el momento de ejecutar y hacer que todo el sistema tenga sentido.

¡Allá vamos!

Cómo utilizar el calendario y organizar mi tiempo diario

Organizar tu agenda es clave para que tu sistema de gestión de tareas sea efectivo.

Tras muchos intentos fallidos, he llegado a varias conclusiones que debes saber:

• Utilizo Google Calendar.  Es la herramienta que más me gusta. Como plus, puedo tener en la misma ventana Google Tasks 🙂
• No colocar tareas en el calendario. El calendario es para lo que es (reuniones o sesiones que tengan fecha de inicio y fin).
• Me gustan los días temáticos. Una de las bases para ser más productivo es incorporar rutinas en tu vida. Tener claro a qué vas a dedicar la mayor parte del día es una de ellas.

Vayamos poco a poco.

¿Por qué no debes colocar tareas?

He comprobado que a la mayoría de los mortales se nos da muy mal predecir y ajustar cuánto tiempo exacto vamos a dedicar a cada tarea. A mí por lo menos me pasa.

Entonces, modificarlo continuamente me hace perder mucho tiempo.

Para el seguimiento de las tareas de la semana, lo que mejor me ha funcionado es el tablero de trello, como te comenté en el pilar anterior.

Siempre lo tengo abierto en la primera pestaña del navegador. Así sé qué tareas tengo que hacer durante el día.

Por otro lado… ¿Qué significa eso de de los días temáticos?

Para que tu proyecto salga adelante tienes que dedicar tiempo a todas las partes que lo componen (administración y legalidad, contenidos, estrategias, redes sociales, etc…). 

Para no poner excusas y dejar a un lado tareas que son importantes, pero que me gustan menos, he creado un calendario temático:

• Lunes: Contenido
• Martes: Roca
• Miércoles: Social
• Jueves: Personal
• Viernes: Cierre

Lunes y martes es cuando tengo más energía y creatividad. En el primer caso, lo dedico a crear contenido, ya sean artículos del blog, emails o lecciones del curso.

El martes me focalizo en mis actividades ROCA. Si has visto el vídeo del principio, te puedes hacer una idea de lo que son 🙂

El miércoles lo dedico a entrevistas / reuniones / emails / publicación en redes sociales…

El jueves me lo dedico a mí. Me obligo a sacar horas para ver algunas formaciones pendientes o para hacer alguna actividad ROCA también.

El viernes coincide con el cierre de la semana. Es cuando más cansado estoy y por ello suelo hacer tareas más livianas o que no necesiten tanta concentración como: responder emails, organizar temas legales (facturas o fiscalidad), mantenimiento técnico del blog (si surge algún problema)…

¿Esto quiere decir que siempre cumplo los bloques?

Evidentemente, no.

Cada semana tengo una carga diferente entre los distintos bloques y la mayoría de veces lo ajusto.

Pero sinceramente, me ayuda porque tengo una base a la que acudir.

¿Me preguntan qué día hacemos una reunión?

Miércoles o jueves.

¿Cuándo escribiré el artículo de la semana?

El lunes.

¿Cuándo avanzaré directamente hacia mis objetivos?

El martes.

Claro, ¿no?

Junto a los días temáticos, utilizo una técnica muy potente que combina a la perfección y que debes conocer. Se conoce como el…

“Batching de tareas”

¿Qué es esto?

Muy fácil. Hacer bloques de tiempo para determinadas temáticas de las tareas.

Así es cómo lo tengo actualmente para que te hagas una idea. Conforme pasa el tiempo, voy ajustando y modificando en función de cómo ha ido la semana.

¿Cómo funciona esto? Te pongo un ejemplo:

Si tienes cuatro facturas diferentes, no hago una un martes, dos el miércoles y otra el viernes.

Las agrupo y las hago el viernes todas a la vez.

Al igual que el soporte dentro del grupo privado de The Niche Formula.

No respondo cada vez que llega un mensaje.

Actualmente que ya estamos acabando la segunda edición, es suficiente con poner un bloque el lunes y el miércoles. Ahí es cuando intento hacer lo máximo posible para ello.

Esto me ahorra muchísimo tiempo.

Algunos consejos para utilizar esta técnica son:

• Dejar 10-15 mins libres entre bloque y bloque. Te permitirá ir más holgado y no agobiarte.
• Dejar libre uno o dos bloques de un par de horas. Siempre te surgirá alguna tarea urgente y tendrás que sacar más tiempo. Mejor sacarlo de esos bloques, que quedarte 2 horas más trabajando 😉
• Sé lo más realista posible. Si sabes que avanzar en la creación de un artículo te lleva mínimo 2 horas, no pongas un bloque de 45 minutos para ello, porque no te va a servir de nada.
• Si llegas al viernes y no tienes tareas de administración o mantenimiento, dedica todo ese tiempo a terminar aquello que tienes pendiente.

La clave es empezar.

Mi primer calendario no tenía nada que ver con este. Poco a poco irás viendo a qué dedicas tu tiempo.

Técnica del pomodoro “a mi estilo”

¿Cómo me concentro y dedico el 100% a cada tarea que hago?

Hay miles de técnicas, algunas mejores que otras.

Yo sin embargo he adaptado la técnica pomodoro a mi estilo.

Esta técnica lo que te dice es que sigas el siguiente flujo: 

4 pomodoros -> 1 descanso de 20 minutos

¿En qué consiste un pomodoro?

1. 25 minutos de foco en la tarea
2. 5 minutos de descanso

Así todo el día.

¿Por qué no me gusta esta técnica?

Para tareas largas en las que me encuentro concentrado, me penaliza demasiado parar a los 25 minutos. Por lo tanto, hago lo siguiente:

Comienzo una tarea y pongo en marcha Toggl (mi herramienta para medir el tiempo).

Intento focalizarme al 100% hasta el momento que me desconcentro y “necesito parar”.

Entonces, miro Toggl.

 ¿Entiendes?

La principal ventaja es que si paso 50 minutos concentrado, no me obligo a parar porque un una técnica me diga que lo haga. 

Si estoy concentrado, sigo. Si no, paro.

Normalmente, las primeras horas del día aguanto unos 50 minutos seguidos. Al final del día suelo ir bajando el ritmo.

Los descansos los hago en función del tiempo que lleve trabajado y de cómo me encuentre. 

Aproximadamente, me tomo 10-15 minutos cada 1 hora y media trabajada.

Evitar interrupciones

Vivimos en la época de las notificaciones.

Nuestro alrededor hace todo lo posible por captar nuestra atención.

Y tenemos que ser capaces de superarlo.

De nada sirve tener un gran sistema de productividad si estás continuamente alerta a lo que ocurre fuera de esa tarea.

Imagina el tiempo que estás perdiendo si cada minuto que pasas te suena el móvil, ves que te llega al correo o te acuerdas que tenías que mirar una cosa y lo haces al instante.

Pierdes el foco por completo.

Además, por si no lo sabías, el tiempo que se pierde por cambiar de una tarea a otra es brutal.

¿Qué consejo te puedo dar?

Haz estas tres cosas:

Este punto es realmente importante.

Ya cogerás el móvil o podrás distraerte en los «descansos».

Puedes ayudarte de herramientas que bloquean determinadas páginas o te limitan el tiempo de uso como Stay Focused (complemento de Chrome) o el propio programa de uso de tiempo si tienes Iphone o Mac.

Como consejo adicional, te diría que quitases las notificaciones para siempre (Facebook, Instagram, Email, etc…). Ni cuando estás en una reunión con amigos te deberían interrumpir 🙂

Hábitos productivos para tener más tiempo y menos estrés

El último pilar es la base que engloba todo.

Engrasar el sistema.

Hacer que funcione correctamente.

Estos son los hábitos que más me han ayudado en mi día a día.

Rutina de la mañana

Piensa una única cosa… ¿Qué haces nada más levantarte?

Seguramente, estés haciendo cosas que otros quieren que hagas.

¿Te has planteado alguna vez hacer cosas que realmente te gustaría hacer?

• Ir a hacer deporte
• Leer
• Desayunar tranquilo
• Pasar tiempo con tu pareja

Desde que me lo pregunté, me tomo 1 hora libre todas las mañanas (de 8 a 9) para hacer algo que me sienta bien.

Y la cosa cambia.

Da igual el qué, lo importante es que sea algo que te haga sentir mejor y evites responder algún email, enviar mensajes por el móvil, escuchar las noticias o levantarte rápido de la cama porque tienes prisa.

Seguramente hayas escuchado a muchos emprendedores que se levantan super pronto y hacen ejercicio, meditan y montan un negocio millonario de 4 a 7 de la mañana.

No te equivoques, no tienes por qué ser un super héroe.

Yo no lo soy.

Me gusta leer y me gusta el café.

Normalmente, ando un poco por la casa después de llenar la botella de agua.

Entonces, me tumbo en el sofá a leer 45 minutos o me preparo un café.

Gracias a esta rutina soy capaz de leer tantos libros durante el año 🙂

Además:

Mide a qué dedicas el tiempo

Otro de los hábitos que han cambiado por completo mi forma de trabajar es medir el tiempo.

Para ello utilizo Toggl y su extensión de Chrome.

Lo que hago es:

• Darle al play cuando empiezo una tarea
• Pausarla cuando paro o hago un descanso

Al final del día sé exactamente cuántas horas “productivas” he tenido.

Si empiezas a aplicarlo, te darás cuenta de que pierdes más el tiempo de lo que esperabas 😉

Descansar es más importante de lo que crees

Otro aspecto muy importante para tu productividad y administración del tiempo es el descanso.

Tras estar vigilando mi energía y sueño durante un tiempo, he llegado a la conclusión de que necesito dormir 8 horas al día. Ni más ni menos.

Si duermo más, me siento cansado. 

Si duermo menos, no me cunde nada y mi calidad de trabajo disminuye muchísimo.

Aunque mi mayor sorpresa es que la cantidad no lo es todo.

Más vale dormir menos y que sea un sueño de calidad, que dormir 8 horas y querer acostarte al levantarte.

Por ello, evitar realizar tareas que requieran concentración, cenar justo antes de dormir, el alcohol o comidas muy pesadas ayuda también a la calidad del sueño.

0 emails en tu bandeja de entrada

Otro de los hábitos importantes en tu día a día es la gestión del email.

En el mundo empresarial, es una herramienta clave y necesaria, sin embargo, también es uno de los mayores ladrones de tiempo.

El objetivo de esta filosofía es dar la misma importancia a cada email que recibes y hacer una acción concreta en base a las reglas de GTD que vimos en el pilar 2.

También, utilizo los shortcuts para archivar (e), eliminar (#), responder (r) para ahorrar tiempo. Creo una tarea de Google si voy a dedicar más de 2 minutos en responder o lo guardo en Pocket si es para leerlo detenidamente.

Para ello, tengo un bloque de 15 minutos al final del día, o como mucho, uno a mediodía y otro a final.

Esto es suficiente.

Durante el resto del día no debes mirar el email ya que será una pérdida de tiempo. Por ello, te aconsejo que desactives cualquier tipo de notificación.

Comienza a eliminar y archivar todos los emails de tu bandeja hasta que llegues a cero. Es mejor dedicar 1 o 2 horas el primer día para instaurar el hábito que seguir teniendo más de 4.000 correos pendientes. También debes empezar a desuscribirte de aquellos boletines o emails que te llegan y realmente no quieres leer.

Proyectos ROCA

Las actividades ROCA son aquellas muy importantes (no urgentes) que te hacen llegar hacia tu objetivo a largo plazo.

Uno de los problemas que veo en la mayoría de personas es que se centran en el hoy y son expertos “apagafuegos”.

Para evitarlo, es muy importante bloquear varias horas a la semana donde te centres en este tipo de proyectos.

Salir de la rutina del día a día y dedicar tiempo a acciones que te hagan crecer de verdad marcan la diferencia en una empresa.

¿Qué tipo de actividades pueden ser?

Sobre este tema, recomiendo el libro Deep Work, de Cal Newport.

Mentalidad automatizadora

Cuando ya tengas una base productiva en tu día a día, es momento de pensar en mejorar 🙂

Uno de los aspectos avanzados que me encantan es la automatización. Se pueden utilizar varias herramientas (el mismo Gmail, Zapier, macros en Excel/Google Sheet, etc…) para automatizar tareas frecuentes como:

• Hacer una acción concreta en tu email. Por ejemplo, si quieres reenviar algo de forma frecuente.
• Enviar archivos a una carpeta de Google Drive. Por ejemplo, imagina que cada vez que te llega una factura la descargas y la subes a tu carpeta de Drive que tienes en Áreas -> Finanzas -> Facturas o incluso se la envías manualmente a tu gestor. Una opción automatizadora es crear una acción que añadiendo una etiqueta a ese email (“factura”), automáticamente suba el archivo adjunto en Drive. Si tienes un gestor, lo único que debes hacer es permitirle el acceso a esa carpeta y le llegarán automáticamente todas las facturas.
• Estructurar y ordenar tus datos en Excel mediante una macro.

Increíble, ¿verdad?

El tema de automatizaciones daría para un artículo entero, pero quería que vieses alguna de las posibilidades que podrías ejecutar.

Piensa en aquellas tareas frecuentes y repetitivas que realizas e investiga cómo podrías automatizarla.

Conclusión final y algunas recomendaciones para empezar

Leyendo hasta aquí seguramente te hayas quedado con un cacao mental más grande del que tenías.

No quiero que cojas este artículo y empieces a aplicar todo al mismo tiempo porque sé como va a acabar:

Fracaso absoluto.

Este es mi sistema que me ha llevado implementar varios años. Por lo tanto, lo que busco con esta guía es que la guardes en favoritos y poco a poco implementes lo que más te haya llamado la atención.

Por ejemplo, algunos consejos de lo que puedes empezar a hacer en orden de importancia y que van a cambiar tu gestión del tiempo y la productividad son:

1. Empieza a establecer objetivos de aquí a un año vista y haz una review trimestral y anual de tus proyectos personales y profesionales.
2. Empieza a quitar pensamientos y tareas pendientes de tu cabeza. Apúntalas en Google Tasks y procésalas.
3. Realiza una mini planificación semanal todos los lunes con los objetivos de la semana y qué tareas quieres terminar sí o sí.
4. Elimina o archiva todos los emails de tu cuenta de correo electrónico.
5. Empieza a usar Toggl y sé consciente de lo improductivo que eres actualmente.
6. Crea una carpeta de Drive donde guardar toda tu documentación digital. Puedes seguir el método P.A.R.A.
7. Diseña una rutina todas las mañanas con las que estés contento.
8. Establece días temáticos en tu calendario (actividades ROCA, reuniones, formación, etc…)

Poco a poco, podrás ir instaurando nuevos hábitos en tu día a día.

Espero que esta mega-guía sobre cómo organizarse te haya ayudado. Ahora me gustaría contar con tu opinión.

¿Qué pieza del sistema te ha llamado más la atención?¿Quieres compartir alguna estrategia para administrar tu tiempo?